Tahukah Anda bahwa cara buat amplop di Word sangat mudah? Dalam ruang lingkup formal dan bisnis, amplop bukan sekadar pembungkus surat semata, melainkan sebagai representasi pertama penilaian profesionalisme dan detail di mata penerima surat. Rancangan amplop yang baik dapat menciptakan kesan positif terhadap pengirim, apalagi jika menciptakan desainnya secara personal.

Tidak perlu menguasai ilmu desain grafis, karena Anda bisa mengikuti langkah-langkah cara membuat amplop surat di Word dengan mudah dan hasil memuaskan yang akan dibahas secara rinci dalam artikel berikut. Mulai dari persiapan bahan, desain, pengaturan layout dan isi, hingga penyimpanan desain amplop untuk penggunaan berikutnya diulas lengkap di sini.

Persiapan Sebelum Membuat Amplop di Word

Sebelum memulai cara buat amplop di Word 2007 maupun versi Windows di atasnya, Anda perlu melakukan dua langkah persiapan penting dulu, yaitu:

1) Memastikan Ukuran Amplop yang Akan Digunakan

Persiapan pertama dalam cara buat amplop surat di Word 2010 dan lainnya adalah memastikan ukuran amplop yang hendak digunakan. Sebab, ada beberapa ukuran amplop standar, seperti DL (110 x 220 mm), C5 (162 x 229 mm), dan C4 (229 x 324 mm). Biasanya, untuk kepentingan bisnis, mayoritas menggunakan ukuran DL.

Sesuaikan ukuran amplop dengan ukuran surat, dokumen, atau barang yang hendak dikirimkan. Jangan lupa juga memastikan ukuran kertas yang hendak digunakan mencetak desain amplop setelah pengaturannya lengkap di Word agar desain tidak kekecilan atau terlalu besar hingga terpotong tidak sempurna yang merusak estetikanya.

2) Menyiapkan Desain dan Informasi yang Akan Dicetak

Persiapan berikutnya cara membuat kop amplop di Word adalah menentukan desain dan detail informasi yang hendak dicetak. Informasi standar biasanya meliputi: alamat pengirim dan penerima, logo atau simbol identitas (terutama untuk organisasi, instansi, atau korporasi), dan kotak perangko. Siapkan dan periksa ulang keseluruhan informasi agar tidak menyulitkan pihak layanan pengiriman.

Cara Membuat Amplop di Word

Cara buat amplop lebaran di Word ataupun amplop untuk kebutuhan lainnya ada dua, yaitu dengan menggunakan fitur Mailings secara otomatis atau mendesain amplop secara manual.

1. Menggunakan Fitur Mailings di Microsoft Word

Fitur Mailings merupakan metode pembuatan amplop yang paling praktis dan cepat, semudah cara membuat logo di Word. Berikut langkah-langkahnya:

• Buka Microsoft Word dan buat dokumen baru (new document).
• Klik tab ‘Mailings’.
• Pada kolom ‘Create’, klik ‘Envelopes’, maka jendela ‘Envelopes and Labels’ akan muncul.
• Pada tab ‘Envelopes’, Anda akan melihat dua kotak input: ‘Delivery address’ (Alamat Penerima) dan ‘Return address’ (Alamat Pengirim). Isi keduanya secara lengkap dan benar.
• Jika tidak ingin mencetak alamat pengirim, Anda bisa klik tab ‘Omit’ di bawah ‘Return address’, tapi tidak disarankan jika isi amplop merupakan dokumen resmi, karena menunjukkan kurangnya profesionalisme Anda.
• Kemudian, klik tombol ‘Options’ untuk mengatur ukuran dan format amplop. Pada tab ‘Envelope Options’, pilih ukuran amplop yang sesuai dari daftar ‘Envelope size’. Anda bisa memilih opsi ‘Custom size’ jika ukuran yang dibutuhkan tidak ada dalam daftar, lalu isi secara manual.
• Setelahnya, masuk ke ‘Printing Options’, kemudian atur metode feed atau cara amplop dimasukkan ke printer sesuai dengan jenis printer yang Anda gunakan agar desain tercetak sempurna.
• Setelah semua pengaturan selesai, klik ‘OK’.
• Kembali ke jendela ‘Envelopes and Labels’, pilih opsi ‘Add to Document’ untuk menambahkan desain amplop ke dokumen Word sebagai halaman baru. Langkah ini bisa dilewati jika Anda ingin langsung mencetaknya dengan memilih opsi ‘Print’. 

Jika memilih langsung cetak dari cara buat amplop di Word melalui fitur Mailings, risikonya Anda harus mendesain ulang dari awal jika membutuhkannya di lain kesempatan. Sebaiknya simpan hasil desain Anda agar mudah menggunakannya lagi, terutama untuk kebutuhan surat menyurat jangka panjang.

2. Mendesain Amplop Secara Manual di Word

Jika Anda suka mendesain dan menginginkan amplop yang lebih personal dan kompleks, maka bisa memilih metode manual seperti cara membuat kartu nama di Word. Berikut langkah-langkahnya.

• Buka Microsoft Word dan buat dokumen baru.
• Buka tab ‘Layout’.
• Pada kolom ‘Page Setup’, klik ‘Size’ dan pilih ‘More Paper Sizes’.
• Pada jendela ‘Paper’, masukkan ukuran amplop secara manual di kolom ‘Width’ (lebar) dan ‘Height’ (tinggi). Pastikan satuan ukuran yang digunakan sesuai, misalnya cm atau mm.
• Atur margin atau batas tepi halaman jika diperlukan. Biasanya, margin kecil sudah cukup untuk amplop.
• Klik ‘OK’ untuk menerapkan ukuran halaman amplop.
• Halaman kosong dengan ukuran amplop yang Anda inginkan sudah tersedia. Selanjutnya, klik tab ‘Insert’ untuk menambahkan ‘Text Box’ (kotak teks) untuk menuliskan alamat pengirim dan penerima, gambar logo, garis, atau elemen desain lainnya. Atur tata letak elemen-elemen ini sesuai preferensi Anda.
• Gunakan fitur ‘Shapes’ untuk membuat kotak, garis, atau lainnya guna mempercantik desain amplop.
• Setelah desain selesai, Anda dapat menyimpan dengan memilih ‘Save As’ atau langsung mencetak amplopnya.

Cara buat amplop di Word tidak sesulit yang dipikirkan, bukan?! Baik menggunakan fitur Mailings otomatis maupun mendesain manual, hasil amplopnya sama-sama bagus. Melalui langkah-langkah pembuatan yang tepat, Anda dapat menciptakan amplop yang dapat meningkatkan citra positif Anda di mata penerima surat, dokumen, atau barang terkait lainnya.

Supaya hasilnya lebih sempurna, pastikan ketersediaan kertas sesuai ukuran cetak dan mesin printer dalam kondisi prima. Langkah-langkah di atas efektif untuk pembuatan amplop dengan skala kecil hingga sedang. Sementara untuk skala lebih besar, sebaiknya Anda percayakan kepada pihak percetakan dengan mesin cetak mumpuni seperti Wellen Print agar hasilnya tidak mengecewakan.