Buku agenda untuk perseorangan menjadi merupakan buku catatan yang dirancang khusus untuk mencatat janji, tugas, tenggat waktu dan aktivitas lainnya. Sedangkan untuk instansi atau perusahaan, berfungsi sebagai catatan keluar masuk surat pada instansi atau perusahaan. Saat ini, ada 3 jenis buku agenda yang digunakan, yaitu: agenda tunggal, berpasangan, dan kembar. 

Menggunakan buku agenda untuk instansi dan perusahaan membantu mengorganisir, dokumentasi, pelacakan, dan pencarian surat. Kelebihan tersebut semakin didukung dengan perkembangan teknologi yang menghadirkan buku agenda digital sebagai alternatif agenda konvensional berbentuk fisik.

Perbedaan Buku Agenda Digital dan Buku Fisik

Bila membicarakan tentang fungsi, baik agenda konvensional maupun digital tidak berbeda. Adapun yang membedakan kedua jenis agenda tersebut, antara lain:

• Jenis buku agenda konvensional memiliki bentuk fisik dari sekumpulan kertas, sedangkan agenda digital berupa perangkat lunak atau aplikasi yang dipasang di gawai.
• Tampilan buku agenda tradisional seragam dan cenderung kaku, sedangkan buku agenda digital lebih estetik dan futuristik, bahkan dapat menyesuaikan kebutuhan dan preferensi pengguna.
• Agenda digital lebih mudah disunting, diakses, dan dibagikan di mana saja dan kapan saja.

Jenis Buku Agenda di Pasaran

Sekilas, melalui perbedaan keduanya, agenda digital tampak lebih unggul menawarkan estetika, kepraktisan, dan aksesibilitas yang lebih baik. Namun, dari segi keamanan, buku agenda fisik lebih baik karena aksesibilitasnya terbatas dan pengubahannya harus manual yang pasti meninggalkan jejak. Sebab itu, keberadaan buku agenda konvensional tidak bisa tergantikan sepenuhnya oleh agenda digital.

Berikut klasifikasi jenis cetak buku agenda fisik yang bisa Anda temukan di pasaran.

1. Jenis Buku Agenda Tunggal

Buku agenda tunggal merupakan jenis agenda untuk mencatat surat masuk dan surat keluar secara bersamaan. Umumnya ukuran buku agenda menggunakan standar kertas A4 atau A5 dengan jumlah halaman menyesuaikan jumlah hari dalam satu tahun. Detail tanggal dan bulan tertera di salah satu pojok atas. 

Kelebihan:

• Ideal untuk mencatat laporan harian surat masuk dan keluar sekaligus dalam satu halaman.
• Mudah melihat arsip surat harian secara keseluruhan.

Kekurangan:

• Cukup tebal dan berat.
• Ruang menulis kurang luas untuk informasi terperinci.
• Tidak bisa digunakan untuk mencatat detail surat mingguan atau bulanan.

2. Jenis Buku Agenda Berpasangan

Jenis buku agenda yang memiliki format yang sama adalah agenda berpasangan, yang menampilkan dua halaman saling berhadapan. Buku agenda ini dapat mencatat surat masuk dan keluar dalam satu hari secara berdampingan, tidak menumpuk dalam satu halaman.

Kelebihan:

• Dapat mencatat surat masuk dan keluar secara bersamaan.
• Ruang menulis yang luas, sehingga informasi bisa ditampilkan terperinci, mulai dari: nomor, tanggal penerimaan, nama instansi atau perusahaan pengirim, perihal, lampiran, tembusan, dan kode arsip.
• Menyediakan cukup ruang untuk detail laporan harian, apalagi dengan ukuran A4 yang lebih besar dari ukuran buku yasin.

Kekurangan:

• Lebih tebal dari buku tunggal.
• Tidak bisa digunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar mingguan atau bulanan.
• Jenis jilid buku cukup rentan lepas, akibat jumlah halaman yang tebal.

3. Jenis Buku Agenda Kembar

Buku agenda kembar biasanya lebih kecil dari ukuran buku menu A3, karena mayoritas memakai ukuran A4. Buku ini berwujud dua buku agenda tunggal yang masing-masing berfungsi untuk mencatat detail surat berbeda, satu surat masuk, satu lagi surat keluar. 

Kelebihan:

• Menyediakan ruang yang luas untuk mencatat detail informasi surat masuk atau surat keluar.
• Dapat diatur untuk mencatat surat masuk secara harian dan mingguan.
• Memudahkan pelacakan surat masuk atau keluar.

Kekurangan:

• Berat dan merepotkan karena harus membawa dua buku agenda sekaligus.
• Biaya inventaris berlipat karena sama dengan membeli dua buku tunggal.

Buku Agenda, Pengaturan Surat yang Cerdas

Kedua jenis buku agenda, baik fisik maupun digital, merupakan media penting dalam pengaturan surat untuk instansi dan perusahaan. Buku agenda berfungsi untuk memudahkan organisir dan kebutuhan pengarsipan surat bagi perusahaan dan instansi. Bagi yang familiar dengan teknologi, tentu agenda digital lebih sesuai, sedangkan untuk keamanan, agenda konvensional lebih unggul.

Buku agenda konvensional sendiri terdiri dari jenis tunggal, berpasangan, dan kembar. Anda bisa memilih yang sesuai dengan kebutuhan instansi atau perusahaan. Jika membutuhkan yang ringkas, buku tunggal bisa jadi pilihan. Kalau untuk yang lebih detail, agenda berpasangan. Sedangkan untuk buku kembar untuk kebutuhan pengarsipan yang terperinci. Jangan salah memilih, ya!