Amplop merupakan salah satu elemen penting dalam kegiatan surat menyurat dan pengiriman dokumen. Meskipun di era digital seperti saat ini, aktivitas konvensional tersebut terasa lambat, faktanya surat dengan amplop sebagai pembungkusnya masih tetap eksis. Hingga saat ini, ada 9 jenis amplop dengan fungsi berbeda untuk mendukung kelancaran dan keamanan prosesnya.

Menggunakan jenis amplop surat yang pas sangat penting dalam surat menyurat maupun pengiriman dokumen untuk membangun kesan profesionalisme dan hormat kepada pihak penerima. Oleh sebab itu, artikel kali ini akan membahas macam-macam amplop yang umum digunakan berikut fungsinya, untuk memudahkan Anda memilih saat hendak menggunakannya.

Berbagai Jenis-Jenis Amplop dan Fungsinya

Berikut ini adalah 9 jenis jenis amplop beserta gambarnya serta fungsi dan kesesuaian masing-masing untuk pengiriman surat dan dokumen.

Jenis Amplop Resmi 

Amplop resmi merupakan representasi formalitas dan otoritas, biasanya jenis amplop putih polos atau krem dengan bahan kertas berkualitas tinggi. Tujuannya untuk memberi kesan kokoh dan tepercaya. Amplop ini umumnya digunakan oleh instansi pemerintah, organisasi besar, atau perusahaan multinasional.

Penggunaan:  Surat dinas, dokumen hukum, pemberitahuan penting, dan surat keputusan.

Ciri khas: 

• Tampilannya sederhana tapi elegan.
• Tanpa tambahan ornamen atau detail warna-warna cerah dan mencolok.
• Ukuran amplop bervariasi, tapi mayoritas menggunakan ukuran C4 (229×324 mm) menyesuaikan ukuran kertas standar, seperti F4 dan A4.

Jenis Amplop Bisnis 

Jenis jenis amplop dan kegunaannya berikutnya adalah amplop bisnis yang untuk keperluan korespondensi bisnis sehari-hari. Amplop bisnis lebih fleksibel dalam urusan warna dan desain, jika dibandingkan dengan amplop resmi, tapi tetap menghindari warna mencolok untuk mempertahankan kesan profesional.

Penggunaan: Dokumen kerja sama, surat tagihan, surat penawaran, atau brosur promosi.

Ciri khas:

• Menampilkan logo perusahaan, alamat pengirim, atau slogan di bagian sudut atau sisi amplop. 
• Selain putih atau krem, biasanya menggunakan warna-warna pastel yang lembut.
• Jenis ukuran amplop beragam, mulai dari ukuran kecil (70×110 mm) dan sedang (95×152 mm). Pemilihan ukuran disesuaikan dengan jenis surat atau dokumen yang hendak dimasukkan.

Jenis Amplop Besar 

Amplop besar ini tidak jauh berbeda dengan amplop resmi dari segi ukuran, yaitu C4 ke atas, biasanya maksimal C3 (324×458 mm). Hanya saja materialnya dari kertas yang lebih tebal atau karton sedang untuk perlindungan ekstra. Ada juga yang dilengkapi perekat atau tali pengikat kuat guna menambah pengamanan dalam proses pengiriman.

Penggunaan: Dokumen legal berukuran folio, majalah, laporan tebal dan jenis amplop lamaran kerja.

Ciri khas:

• Memiliki ukuran sama atau lebih besar dari amplop resmi.
• Selain putih dan krem, tersedia pilihan warna lain, termasuk jenis amplop coklat.
• Memungkinkan dokumen dimasukkan tanpa perlu melipat kertas.
• Perlindungan ganda, mulai dari ketebalan material hingga kunci tambahan pada amplop.

Jenis Amplop Pendek 

Ukuran cetak amplop lainnya yang umum di pasaran adalah amplop pendek alias amplop DL (Dimension Lengthwise). Keunggulannya adalah efisiensi dalam penggunaan material dan fleksibilitas tinggi dalam memasukkan surat atau dokumen. 

Penggunaan: surat bisnis, tagihan, atau pemberitahuan pada kertas A4 yang kemudian dilipat 3. Ciri khas:

• Bentuk horizontal (memanjang) dengan sisi pendek di bagian atas dan bawah. 
• Memiliki bentuk memanjang sebagai ruang yang cukup luas untuk menuliskan detail penerima dan alamat.

Jenis Amplop Panjang 

Berikutnya ada amplop panjang dengan ukuran C5 (162 × 229 mm), cocok untuk kertas A5 utuh atau A4 jika dilipat jadi dua. Bentuknya lebih proporsional daripada amplop pendek, sehingga menciptakan kesan rapi dan perfeksionis di mata penerima.

Penggunaan: Surat bisnis, surat pribadi, undangan, dan materi promosi.

Ciri khas:

• Tersedia dalam berbagai pilihan warna, tapi terbatas pada warna-warna pastel.
• Mayoritas terbuat dari kertas art sehingga tampak sangat estetik.
• Fleksibilitas penggunaannya sangat baik, dapat digunakan untuk kebutuhan personal hingga pekerjaan.

Jenis Amplop Kartu 

Berikutnya ada amplop kartu dengan ukuran 133×184 mm. Amplop kartu dirancang khusus untuk kebutuhan non formal dan semi formal. 

Penggunaan: Kartu ucapan, kartu undangan, kartu pos, dan kartu nama. 

Ciri khas: 

• Ukurannya kecil dan proporsional, termasuk ideal sebagai ukuran amplop lebaran.
• Terbuat dari kertas sedikit tebal dengan tampilan ukuran kartu standar.
• Biasanya terbuat dari kertas yang fancy sehingga nilai estetikanya sangat tinggi.
• Desain beragam mulai dari model klasik hingga modern.

Jenis Amplop Jendela 

Berikutnya ada amplop jendela yang unik, efisien, dan praktis. Satu-satunya amplop yang mempunyai lubang transparan bagaikan jendela ini mampu meminimalisir kesalahan penulisan alamat dan meningkatkan kecepatan pengiriman.

Penggunaan: tagihan, laporan bulanan, dan surat promosi.

Ciri khas: 

• Lubang transparan berlapis plastik di bagian depan amplop menyerupai jendela.
• Dapat menampilkan langsung alamat penerima yang tercetak pada bagian dalam surat melalui jendelanya.
• Tidak memerlukan penulisan identitas dan alamat penerima secara manual.

Jenis Amplop Katalog 

Amplop katalog terbuat dari kertas kraft tebal atau karton dengan konstruksi kuat untuk mencegah kerusakan selama pengiriman. Pilihan warnanya terbatas pada putih, krem, dan cokelat. Begitu pula dengan ukurannya, sama dengan amplop resmi dan amplop besar, termasuk jenis ukuran amplop coklat C4 atau C3. 

Penggunaan: Katalog produk, brosur tebal, sampel produk, atau barang-barang kecil yang rentan pecah.

Ciri khas: 

• Terbuat dari kertas kraft atau karton yang cukup tebal.
• Tampak kaku dengan permukaan yang agak kasar.
• Dilengkapi penutup amplop yang kuat untuk menggandakan kekuatan proteksinya terhadap isi di dalamnya.

Jenis Amplop Kotak/Square 

Jenis yang satu ini paling estetik di antara yang lainnya. Terbuat dari kertas berkualitas tinggi dan tersedia dalam aneka pilihan warna membuatnya tampak elegan dan mewah.

Penggunaan: Undangan pernikahan, kartu ucapan eksklusif, hadiah khusus, dan materi promosi unik.

Ciri khas:

• Berbentuk persegi dengan sudut meruncing di setiap sisinya. 
• Menggunakan foil dan emboss sebagai sentuhan akhir yang semakin menguatkan eksklusivitasnya.
• Menciptakan kesan mewah, modern, dan kreativitas tak terbatas.

Memilih Amplop yang Tepat Sesuai Kebutuhan atau Preferensi

Cukup banyak bukan jenis amplop yang ada di pasaran? Memilih amplop yang tepat merupakan langkah sederhana yang esensial dalam kegiatan surat menyurat serta pengiriman dokumen. Amplop bukan hanya sekadar wadah, tapi merepresentasikan pesan dan karakter pengirimnya. Melalui amplop, penerima dapat menilai ketelitian, profesionalisme, hingga karakteristik Anda.

Amplop yang pas juga mampu meningkatkan perlindungan terhadap surat, dokumen, atau barang yang bersifat rahasia. Baik untuk kebutuhan pribadi maupun bisnis, pemilihan dan penggunaan amplop yang tepat sangat efektif dalam meningkatkan citra sambil memprioritaskan keamanan isi di dalamnya. Selalu pertimbangkan jenis, material, dan kesesuaian fungsi amplop saat hendak menggunakannya!