Apa itu scan dokumen? Pada era digital seperti saat ini, penggunaan fail dokumen fisik cukup merepotkan, terutama saat harus membagi dan mengirimkannya ke pihak lain. Dokumen fisik rentan mengalami kerusakan seperti robek, yang tentunya berimbas buruk terhadap progres pekerjaan terkait. Beruntung, kemajuan teknologi memperkenalkan metode scanning atau pemindaian sebagai solusi.

Mengenal Apa Itu Scan Dokumen?

Secara sederhana, apa arti scan dokumen adalah proses pemindaian dokumen fisik untuk dikonversi ke bentuk dokumen digital. Proses tersebut menggunakan perangkat keras khusus (scanner) atau aplikasi tambahan di gawai pintar yang menjadikan kamera perangkat sebagai alat untuk memindai dokumen terkait. 

Apa itu scan file menghasilkan format beragam beragam, mulai dari: PDF, JEPG, hingga TIFF. Penggunaan scan dokumen bisa digunakan untuk menyalin dan menyimpan arsip identitas seperti KTP, organisir dokumen keuangan seperti slip pembayaran gaji karyawan, arsip dokumen kesehatan seperti rekam medis pasien dan lainnya. 

Kenapa Scan Dokumen Harus Dilakukan?

Berdasarkan pengertian dari apa itu scan surat atau dokumen di atas, banyak alasan yang menjadikan langkah tersebut penting dilakukan, baik untuk kepentingan pribadi maupun profesional, yaitu:

• Efisiensi dan Penghematan Ruang: Dokumen dalam bentuk digital tidak memerlukan ruang penyimpanan fisik seperti lemari arsip besar yang memakajn tempat di ruangan Anda. Ribuan dokumen dapat tersimpan dalam satu perangkat kecil seperti hard drive atau penyimpanan awan (cloud storage).
• Kemudahan Akses dan Pencarian: Proses mencari dokumen digital jauh lebih mudah dan cepat daripada mencari dokumen fisik. Cukup mengetikkan kata kunci di perangkat, dokumen relevan muncul dalam hitungan detik.
• Keamanan dan Pencadangan: Alasan lain apa itu scan data dokumen perlu dilakukan adalah untuk keamanan dari kerusakan, sebagaimana risiko fail fisik, seperti: kebakaran, banjir, atau hilang. Dokumen digital juga dapat dicadangkan dalam jumlah banyak dengan waktu singkat, jadi tidak khawatir hilang. 
• Kemudahan Berbagi: Dokumen digital mudah dan cepat dibagikan melalui surel, aplikasi pesan instan, atau platform berbagi fail. Ini penting dalam menunjang efisiensi dan efektivitas kerja, khususnya dalam proyek kolaborasi dan kerja sama dengan pihak eksternal.
• Ramah Lingkungan: Penggunaan kertas untuk dokumen fisik yang berkurang signifikan berkat pemindaian dokumen termasuk kontribusi nyata dalam upaya pelestarian lingkungan.
• Pengeditan dan Kolaborasi: Beberapa format dokumen digital seperti apa itu scan PDF memungkinkan Anda melakukan penyuntingan isi dan menambah atau menguranginya. Proses revisi, khususnya dalam kerja kolaboratif jadi lebih ringkas karena tidak perlu mencetak ulang.
• Integrasi dengan Sistem Lain: Apa itu scan dokumen digital diintegrasikan dengan berbagai sistem manajemen dokumen (Document Management System/DMS) atau aplikasi bisnis lainnya, meningkatkan efisiensi alur kerja.

Cara Melakukan Scan Dokumen

Jelas bukan kalau pemindaian alias scanning dokumen itu memang sangat penting? Berikut ada dua metode yang bisa Anda lakukan untuk memindai fail fisik, kemudian mengkonversinya menjadi fail digital.

Melakukan Scan Dokumen Melalui Smartphone

Cara pertama adalah dengan memanfaatkan ponsel pintar Anda. Metode ini efektif untuk dokumen perseorangan atau jumlah sedikit. Anda bisa mengikuti langkah-langkah berikut.

1. Unduh aplikasi scan dari App Store atau Google Play Store. Anda bisa memilih aplikasi gratis maupun berbayar.

2. Setelah mengunduh, buka dan jalankan aplikasi. Siapkan dokumen, kemudian posisikan di permukaan yang luas dan rata.

3. Ambil gambar dengan memposisikan dokumen tampil sepenuhnya di layar kamera. Beberapa aplikasi bahkan otomatis mendeteksi dokumen dan memotretnya.

4. Dokumen sudah terpindai, Anda bisa menyimpannya dengan format yang diinginkan.

Melakukan Scan Dokumen dengan Printer/Scanner (H3)

Metode untuk mempraktikkan deskripsi apa itu scan dokumen yang lain adalah menggunakan alat pemindai khusus (scanner) atau printer yang dilengkapi pemindai. Ideal untuk pemindaian dokumen dalam jumlah banyak atau membutuhkan kualitas scanning beresolusi tinggi. Langkah-langkahnya di bawah ini.

1. Nyalakan scanner atau printer, hubungkan dengan komputer atau laptop untuk penyimpanan fail digitalnya.

2. Letakkan dokumen pada kaca pemindai. Atur terlebih dahulu format penyimpanan, latar belakang warna, dan detail lainnya untuk bentuk digital yang Anda inginkan di komputer. 

3. Tekan tombol pindai, maka mesin otomatis akan bekerja dengan mengeluarkan kilatan cahaya yang menandakan proses scanning sedang berlangsung. Jika sudah selesai, simpan dokumen.

Tidak banyak masyarakat umum yang memiliki mesin scanner ataupun printer lengkap dengan alat pemindai, terutama untuk kuantitas besar. Anda bisa menemukannya di jasa percetakan Jakarta, seperti Wellen Print.

Rekomendasi Aplikasi Scan Dokumen Terbaik

Jika Anda memutuskan untuk melakukan scanning sendiri menggunakan perangkat pribadi, berikut beberapa rekomendasi aplikasi terbaik untuk menjadi pilihan.

• Adobe Scan.
• Microsoft Lens.
• CamScanner.
• Tiny Scanner.
• Google Drive.

Aplikasi-aplikasi tersebut memiliki kinerja yang mirip dan masing-masing tersedia dalam versi gratis dan premium. Anda bisa menyesuaikan penggunaan versi dengan kebutuhan atau preferensi pemindaian.

Scan Dokumen, Teknologi Efisiensi dan Efektivitas Penyimpanan Dokumen

Apa itu scan dokumen merupakan proses mengubah dokumen fisik menjadi digital dengan banyak manfaat. Mulai dari penghematan ruang penyimpanan, kemudahan akses, juga keamanan data yang terjamin. Terlebih, saat ini melakukan scanning dokumen juga semakin mudah, bisa melakukannya sendiri di rumah dengan dukungan perangkat yang dimiliki.

Pemindaian mandiri mengandalkan kamera perangkat sudah cukup mumpuni untuk penggunaan dalam skala kecil. Sementara untuk pemindaian skala besar dan menuntut kualitas tinggi, Anda tetap memerlukan bantuan pihak ketiga dengan scanner atau printer canggih. Sudah mencoba pemindaian mandiri sebagaimana penjabaran di atas? Yuk, bagikan pengalaman Anda melakukannya di kolom komentar!