3 Jenis Undangan untuk Kebutuhan Undanganmu, Awas Salah Pilih

Ada beberapa jenis undangan berbeda yang dicetak menyesuaikan kebutuhan. Undangan cetak sendiri merupakan bentuk simbolis dari adab sekaligus formalitas dalam menyampaikan serta mengundang seseorang. Khususnya untuk acara yang bersifat sosial dan bisnis, tentu pemberitahuan lisan saja tidak cukup. Ada undangan pribadi, resmi, dan setengah resmi yang dapat Anda jadikan pilihan.

Sebelum Itu, Apa Itu Surat Undangan?

Surat undangan adalah surat yang dibuat – tepatnya dicetak, untuk mengajak seseorang atau sekelompok orang untuk suatu acara maupun kegiatan. Ketika cetak undangan, informasi yang harus disertakan antara lain:

• Nama acara / kegiatan.
• Lokasi dan waktu.
• Tuan rumah / penyelenggara.
• Dress code atau ketentuan khusus terkait busana yang dikenakan (tema, warna, dan semacamnya).
• RSVP alias konfirmasi kehadiran berikut tata caranya.
• Informasi tambahan seperti kontak, peta, dan lainnya.

Lantas, apa tujuan dari pemberian atau pengiriman salah satu produk percetakan tersebut? 

1. Memberikan informasi terperinci pada calon tamu pada suatu acara / kegiatan.
2. Menyampaikan ajakan dengan kesungguhan pada calon tamu untuk menghadiri acara / kegiatan tersebut.
3. Meminta konfirmasi terkait kehadiran calon tamu supaya dapat melakukan persiapan secara lebih maksimal.

Proses mulai dari mendaftar calon tamu, memilih satu dari macam macam surat undangan, mencetak, hingga menyebarkan tentu tidak singkat. Sebab itu, Anda perlu meluangkan waktu cukup untuk mengurus hal yang satu ini.

Bingung Cari Ukuran Undangan yang Tepat? Liat Aja Disini

Baca juga

Jenis Undangan yang Biasa Orang Gunakan

Berbicara tentang macam macam undangan, pemilihannya tentu tergantung pada kebutuhan pemilik acara / kegiatan. Sebagaimana telah disinggung di awal, bahwa ada tiga jenis undangan berbeda yang bisa menjadi pilihan untuk menyampaikan ajakan kepada orang lain untuk hadir pada kesempatan terkait. Struktur dan cara penyampaiannya otomatis juga berbeda. Seperti apa masing-masingnya?

Jenis Surat Undangan Resmi

Jenis surat undangan yang pertama adalah formal atau resmi. Surat ini biasanya disampaikan antar instansi / perusahaan pada sesama lembaga maupun perorangan dan kelompok. Bahasa yang digunakan sudah tentu Indonesia baku sesuai dengan pedoman PUEBI. Undangan ini bersifat profesional, sehingga dari desain dan pemilihan warnanya juga cenderung kaku atau monoton.

Menggunakan ukuran surat undangan yang pas juga wajib Anda perhatikan untuk jenis surat yang satu ini. Biasanya menggunakan ukuran kertas A4 dan dimasukkan dalam amplop cokelat besar. Tidak boleh ada penggunaan warna selain hitam dan putih, kecuali sebatas logo institusi / korporasi sebagai pihak pemberi undangan supaya menampilkan profesionalitas tinggi.

Struktur dan Isi Surat Undangan Resmi

Kurang lebih struktur yang harus diikuti dalam mengirimkan jenis surat undangan formal adalah sebagai berikut:

• Kop surat.
• Tempat dan tanggal pembuatan surat.
• Nama dan alamat penerima.
• Tujuan pembuatan surat.
• Lampiran.
• Salam pembuka.
• Isi surat berisi informasi terperinci penyelenggaraan acara / kegiatan.
• Penutup.
• Tanda tangan dan stempel.
• Nama dan alamat pengirim.

Jenis Ukuran Amplop Sesuai Standard! Cari yang Cocok Yuk

Baca juga

Jenis Surat Undangan Pribadi (Tidak Resmi) 

Macam macam surat undangan berikutnya adalah informal alias tidak resmi. Biasanya, surat ini dibuat antara individu atau komunitas. Bentuk simbolis agar tamu tidak sampai lupa meskipun sebenarnya sudah menyampaikan secara lisan maupun melalui aplikasi perpesanan.

Bahasa yang digunakan santai, tidak perlu sesuai PUEBI. Desain dan bentuk undangannya juga lebih bebas dari segi pemilihan warna dan tema. Biasanya, disertai gambar atau ilustrasi menarik. Contoh undangan informal adalah undangan ulang tahun, reuni, buka puasa bersama, dan khitanan.

11+ Jenis Psikologi Warna dalam Desain Grafis, Seberpengaruh Itu?

Baca juga

Struktur dan Isi Surat Undangan Pribadi 

Untuk jenis undangan informal, maka contoh struktur berikut bisa Anda terapkan. Meskipun jika tidak diikuti pun tak masalah karena sifatnya santai:

• Nama dan alamat penerima.
• Salam / kalimat pembuka.
• Isi undangan dengan informasi lengkap tempat dan waktu pelaksanaan acara – juga dress code bila ada.
• Salam penutup.
• Nama dan alamat pengirim.

Jenis Surat Undangan Setengah Resmi

Terakhir dari macam macam undangan yang ada, yaitu surat undangan semi formal (setengah resmi). Sesuai namanya, berada di tengah formal dan informal. Maksudnya, cukup penting namun tidak seserius acara resmi. Biasanya, karena jumlah tamu undangan cukup banyak dengan pembahasan penting.

Contohnya acara rapat RT dan RW di mana topiknya cukup berat dan memiliki urgensi, namun tidak akan terlalu formal. Bahasa yang digunakan percampuran antara baku dan tidak sampai cukup sopan. Dengan cetakan mengarah ke undangan formal.

Struktur dan Isi Surat Undangan Setengah Resmi

Sementara struktur alias isi surat undangan setengah resmi dapat memakai format di bawah ini:

• Kop surat – tidak wajib.
• Tempat dan tanggal pembuatan surat.
• Nama dan alamat tujuan.
• Tujuan surat undangan.
• Pembuka.
• Isi surat – penjelasan terperinci tentang acara / kegiatan.
• Penutup.
• Tanda tangan / stempel – tidak wajib.
• Nama dan alamat pengirim.

Cukup jelas bukan penjabaran tentang jenis undangan di atas? Jika hendak mengundang klien bisnis, undangan formal jawabannya. Sedangkan teman atau kolega, bisa memilih undangan semi formal maupun informal sesuai konteks acara. Pertimbangkan dengan baik sebelum memesan surat undangan. Namun, untuk percetakan, tentu Wellen Print, digital printing terbaik di Jakarta jawabannya.