Jenis Kop Surat: Fungsi, Isi, dan Contohnya Ada Apa Aja Ya?

Kop surat atau kepala surat merupakan salah satu elemen krusial dalam pembuatan surat yang dikeluarkan individu, instansi, korporasi, maupun organisasi. Kop tersebut berfungsi sebagai penunjuk identitas sekaligus profesionalisme pengirim serta menegaskan legalitas dokumen tersebut. Ada dua jenis kop surat yang perlu Anda ketahui, yaitu kop surat resmi dan tidak resmi.

Fungsi Kop Surat

Sebelum membahas lebih jauh mengenai jenis jenis kop surat, Anda perlu memahami terlebih dahulu tentang beragam fungsinya:

• Menunjukkan identitas resmi pengirim surat kepada penerima.
• Pada surat resmi, bagian kop menunjukkan bobot legalitas (kekuatan hukum) dari dokumen tersebut. Penyertaan kop surat berarti pertanggungjawaban kebenaran isi yang dilindungi oleh hukum berlaku.
• Kop surat juga menjadi media promosi dan branding yang efektif untuk bisnis melalui penyertaan logo, nama, dan kontak pada detail informasi pengirim.
• Penggunaan kop surat yang rapi dan informatif mencerminkan tingkat profesionalisme dan keseriusan pengirim, baik oleh individu, kelompok, lembaga, dan perusahaan.
• Informasi pada bagian kop surat turut memudahkan klasifikasi dokumen dan kewajiban pengarsipan.
• Kontak yang tertera pada kop surat memudahkan penerima menghubungi pengirim surat.

Jenis Kop Surat

Banyak bukan fungsi dari kop surat?! Sederet fungsi tersebut bisa Anda dapatkan dari dua jenis kepala surat berikut:

Kop Surat Resmi

Kop surat resmi dipakai untuk kebutuhan korespondensi formal atas nama perusahaan atau institusi. Ciri utama dari kop surat resmi adalah penyertaan detail informasi lengkap dan tata aturan yang baku, terutama dari segi desain. Bahkan, pemilihan font untuk kop surat resmi harus hati-hati agar tidak membuat ruang kepala surat jadi berantakan.

Kop Surat Tidak Resmi

Berbeda dengan jenis kop surat resmi, kepala surat tidak resmi (informal) dan semi formal biasanya lebih kasual dair segala sisi. Mulai dari desain, logo, dan tipografinya. Meskipun demikian, kop surat tidak resmi tetap disarankan mencantumkan informasi kontak lengkap untuk memudahkan penerima dalam melanjutkan korespondensi atau menjalin komunikasi langsung dengan pengirim.

Isi Kop Surat

Pada dasarnya, meskipun terbagi menjadi kop surat resmi dan tidak resmi, untuk rincian isi dalam kepala surat itu sendiri tidak berbeda jauh. Berikut elemen-elemen yang perlu Anda sertakan sebagai isi dari kop surat:

1) Logo atau lambang instansi sebagai identitas visual utama yang memudahkan penerima membedakan dengan pengirim lain. Posisi logo biasanya di sisi kiri atau tengah atas kop surat. 

2) Nama pengirim, baik individu, komunitas, institusi, maupun perusahaan. Wajib ditulis secara lengkap dan valid, terutama untuk kebutuhan kop surat resmi.

3) Alamat lengkap mencakup nama jalan, nomor, kota, kode pos, hingga provinsi. Hal ini penting untuk memastikan surat sampai di tangan penerima secara akurat dan cepat.

4) Informasi kontak berupa nomor telepon, alamat email, dan website resmi guna memudahkan penerima melakukan aksi seperti membalas surat atau menghubungi langsung.

5) Pada jenis kop surat resmi, wajib ditambahkan akta pendirian, sertifikat operasional, maupun nomor izin usaha untuk menunjukkan kekuatan surat sebagai dokumen legal.

6) Garis pemisah horizontal yang membatasi antara bagian kop dan isi surat agar tidak tercampur.

Contoh Kop Surat

Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, berikut adalah beberapa contoh kop surat berdasarkan jenis instansinya:

1. Kop Surat Instansi Pemerintahan

Kop surat instansi pemerintahan memiliki standar paling baku dan formal. Umumnya, mencantumkan lambang negara (Garuda Pancasila) atau lambang daerah di bagian paling atas atau sisi kiri. Kemudian, diikuti dengan nama instansi, unit organisasi di bawahnya,  alamat lengkap, nomor telepon, faksimile, laman web, dan surel.

2. Kop Surat Perusahaan

Jenis kop surat dari perusahaan selalu menampilkan logo unik dan representatif, kemudian disusul informasi lengkap. Mulai dari nama perusahaan (berikut bentuk badan hukum perusahaan tersebut seperti PT atau CV), alamat kantor pusat atau cabang, nomor telepon, alamat email, dan website resmi. 

Beberapa perusahaan biasanya menyertakan pula nomor izin usaha atau bidang usaha, terlebih untuk kebutuhan pembahasan kontrak investasi atau kerja sama, guna menunjukkan legalitas hukum perusahaan berikut kelayakannya. Segi desain lebih fleksibel dan modern, sesuai dengan identitas perusahaan.

3. Kop Surat Yayasan

Selanjutnya ada isi dan ukuran kop surat Yayasan yang kurang lebih mirip dengan kepala surat perusahaan. Logo dan nama resmi Yayasan dicantumkan pertama kali dengan desain dan font yang biasanya lebih kaku dari kop perusahaan, tapi tidak seketat surat pemerintahan. 

Informasi lainnya mencakup alamat sekretariat atau kantor, kontak telepon dan surel, lalu website jika ada. Yayasan resmi yang dinaungi oleh Kemenkumham juga wajib menyertakan akta pendirian dan perizinan untuk menunjukkan aktivitas Yayasan tersebut legal dan sesuai regulasi.

4. Kop Surat Sekolah

Kop surat sekolah negeri maupun swasta selalu mencantumkan logo sekolah disertai logo Kementerian Pendidikan atau Kementerian Agama, tergantung instansi yang menaunginya. Setelah itu, dilengkapi informasi nama sekolah, jenjang pendidikan, status sekolah, alamat, kontak, dan website yang bersifat opsional. Bila sekolah dikelola Yayasan, maka wajib dicantumkan juga pada bagian kop surat.

5. Kop Surat Organisasi

Terakhir, ada kop surat organisasi, seperti: organisasi kemasyarakatan, organisasi mahasiswa, atau komunitas khusus. Biasanya, isi kepala suratnya mencakup logo, nama, alamat sekretariat, dan kontak. Desain untuk logo maupun kop surat secara keseluruhan lebih fleksibel, bisa menyesuaikan dengan citra dari organisasi pengirim. Organisasi resmi bisa mencantumkan izin Kemenkumham, sama dengan Yayasan.

Jenis kop surat memang hanya ada dua, yaitu resmi dan tidak resmi. Namun, merancang kepala surat secara asal-asalan juga tidak disarankan karena akan menciptakan persepsi negatif penerima, apalagi untuk kebutuhan korespondensi bisnis. Pastikan membuat kop surat secara cermat dengan desain menarik dan detail informasi yang proporsional untuk membentuk citra profesional.

Kebutuhan cetak kop surat memang bisa dilakukan secara manual dengan printer yang ada. Namun, dari segi kuantitas dan kualitas tentu tidak sebaik mesin cetak digital milik percetakan seperti Wellen Print. Apalagi untuk kebutuhan cetak offset yang memerlukan akurasi proporsi dan kecepatan. Yuk, serahkan kebutuhan cetak kepala surat ke Wellen Print!